Cara Menggunakan Google Drive Mudah dan lengkap

Google Drive merupakan layanan penyimpanan online milik Google. Seperti diketahui bahwa Google drive memiliki dua versi layanan penyimpanan online yaitu versi berbayar dan versi gratis.

Anda dapat menggunakan layanan Google Drive versi gratis, jika telah memiliki akun di salah satu produk layanan google yang ada.

Bila anda baru mengenal Google Drive dan ingin mengetahui lebih dekat tentang apa itu Google Drive?, maka ada baiknya bila anda membaca artikel sebelumnya tentang Apa Itu Google Drive dan Mengapa Harus Menggunakannya.

Artikel terkat  :  Apa Itu Google Drive dan Mengapa Harus Menggunakannya

Sebagai media penyimpanan online, Google Drive dapat diakses melalui berbagai cara. Setidaknya ada tiga cara yang akan diuraikan dalam artikel kali ini, yaitu :

  • Cara menggunakan google drive melalui Browser
  • Cara menggunakan google drive melalui Program Google Drive for PC.
  • Cara menggunakan google drive melalui Aplikasi Drive di android.

Agar penggunaan google drive lebih optimal maka kita akan mencoba menggunakan ketiga cara tersebut. Untuk Program Google Drive for PC saya mencobanya pada sistem operasi Windows 7. Sedangkan untuk Aplikasi Google Drive, saya mencobanya pada smartphone dengan sistem Android

Sebelum dapat menggunakan Google Drive, anda tentunya harus mendaftar terlebih dahulu untuk mendapatkan sebuah akun di salah satu layanan milik Google seperti Youtube, Google+ atau Gmail.

Apabila anda telah memiliki akun di salah satu layanan tersebut maka anda sebenarnya sudah bisa menggunakan Google Drive. Karena cukup dengan satu akun anda sudah dapat menggunakan seluruh produk layanan dari Google.

Bila anda memang belum memilikinya, maka anda dapat membuat akun email terlebih dahulu melalui Gmail. Anda dapat mengikuti panduannya pada artikel sebelumnya tentang Cara Membuat Email di Gmail Dengan Mudah.

Artikel terkait  :  Cara Membuat Email Gmail Yang Benar dan Mudah

Apabila pembuatan akun telah selesai, waktunya sekarang untuk mencoba bagaimana cara menggunakan Google Drive melalui Browser, Google Drive for PC dan Aplikasi Drive di Android.

A. Menggunakan Google Drive Melalui Browser

Cara paling mudah untuk mengakses Google Drive adalah dengan langsung mengunjungi wesbsite resmi Google Drive menggunakan browser.

Langkah pertama, Kunjungi Google Drive.

Berikutnya akan tampil halaman penyambutan dari Google Drive. Jika ingin mengenal lebih dekat, maka anda dapat membaca informasi yang tersedia pada menu yang terletak di bagian atas halaman.

Untuk langsung menggunakan Google Drive, klik pada tombol Kunjungi Google Drive.

Selanjutnya akan tampil halaman Login Google Drive. Masukkan username dan password dari akun Google yang anda miliki.

Setelah proses login selesai, anda akan menjumpai halaman utama dari Drive yang anda miliki.

1. Mengenal Menu Drive

Tak kenal maka tak sayang. Pepatah itu juga berlaku untuk Google Drive. Agar dapat menggunakannya dengan baik, anda perlu mengenal terlebih dahulu daftar menu dan toolbar yang terdapat di dalam Drive.

Di bagian sebelah kiri terdapat Sidebar Menu dan di bagian atas terdapat deretan toolbar dengan berbagai fungsi dan kegunaan.

Daftar-menu-dan-toolbar-pada-Google-Drive

Jika melihat gambar di atas maka Sidebar menu digambarkan dengan garis berwarna merah sedangkan deretan Toolbar digambarkan dengan garis berwarna biru.

Agar dapat memaksimalkan penggunaannya, sangat disaran bila anda mengetahui terlebih dahulu, apa saja kegunaan dari menu dan toolbar yang tersedia di dalam Drive.

Di bawah ini terdapat sebuah tabel yang berisi tentang fungsi dan kegunaan dari sidebar menu yang ada di dalam Drive.
Sidebar Menu Kegunaan
NEW Cara cepat menggunakan Google Drive
My Drive Sebagai tempat penyimpanan file dan forlder yang anda miliki
Share with me Tempat file dan folder yang dibagikan oleh orang lain kepada anda
Google Photos Kumpulan gambar dan foto anda yang tersimpan di Google Photos
Recent Daftar file dan folder yang diakses terakhir kali
Starred Daftar file dan folder yang anda favoritkan
Trash Tempat penampungan file-file yang telah anda hapus dari My Drive
33 MB of 15 GB used Estimasi penggunaan dan kapasitas tersisa dari Drive yang anda miliki
Upgrade storage Untuk meningkatkan kapasitas penyimpanan
Get Drive for PC Download Software Google Drive untuk diinstall pada PC
Agar lebih mengenal, mulailah untuk mencoba menu-menu tersebut satu persatu.

2. Cara Menyimpan File dan Folder di Google Drive

Drive memberikan kemudahan untuk menyimpan data melalui dua cara yaitu; melalui tombol NEW dan melalui icon My Drive yang terdapat pada bagian toolbar.

Cara Pertama, klik tombol NEW berwarna merah yang terletak pada bagian Sidebar Menu. Kemudian akan tampil Sub Menu dengan berbagai pilihan.

Beberapa pilihan yang akan membantu aktivitas anda diantaranya adalah :
Folder Digunakan untuk membuat folder baru
File upload Digunakan untuk mengupload atau mengunggah file dari komputer ke Drive
Folder upload Untuk mengupload atau mengunggah folder dari komputer ke Drive
Google DocsUntuk memulai aplikasi Google Docs (pengolah dokumen)
Google Sheets Untuk memulai aplikasi Google Sheets (pengolah tabel dan angka)
Google Slides Untuk menggunakan aplikasi Google Slides (pengolah presentasi)

Anda dapat memulai Drive dengan membuat Folder baru atau mengupload (meletakkan) File dan Folder dari komputer untuk di simpan ke dalam Drive.

Untuk membuat Folder baru, klik pada New folder dan berilah nama folder sesuai dengan kebutuhan anda.

Untuk mengupload file, klik pada Upload files dan pilih file yang ingin anda letakkan dan simpan di dalam Drive.

Sedangkan untuk mengupload Folder, klik Upload folder. Cari dan pilih Folder yang berada di dalam komputer untuk diletakkan pada Google Drive.

Cara-menyimpan-file-dan-folder-di-google-drive

Jika diperlukan, anda juga dapat memulai Drive dengan membuat dokumen, tabel atau presentasi menggunakan aplikasi milik Google yang telah terintegrasi pada Drive.

Cara menyimpan file di Google Drive yang kedua adalah dengan melakukan klik pada My Drive yang terletak pada bagian toolbar. Anda akan menemui submenu yang sama dengan yang terdapat pada tombol NEW.

3. Cara Mengelola File

Anda tidak perlu khawatir mengenai cara mengelola file. Google Drive memberi anda kontrol penuh untuk mengelola file dan folder yang telah tersimpan.

Anda dapat mengelola file dan folder melalui My Drive. Lokasi My Drive diletakkan pada dua tempat berbeda yaitu satu pada bagian Toolbar dan satunya lagi terletak di dalam Sidebar Menu (lihat gambar di atas).

My Drive adalah Drive yang anda miliki. Tempat dimana file dan folder anda tersimpan. Jika pada waktu sebelumnya anda pernah menerima lampiran email atau pernah mengupload (meletakkan) file ke dalam Drive, maka anda akan menemukannya disini.

My Drive sama seperti Windows Explorer. ada banyak aktivitas yang dapat anda lakukan di dalamnya. Coba klik kanan pada salah satu file atau folder, maka anda akan menemukan menu lanjutan yang dapat dipilih sesuai kebutuhan.

Menu-klik-kanan-pada-My-Drive-di-Google-Drive

Fungsi atau kegunaan dari menu yang terdapat di dalam My Drive dapat anda lihat pada tabel di bawah ini.
Menu Kegunaan
Preview Untuk melihat isi file
Open with Untuk membuka file menggunakan aplikasi yang tersedia di Drive
Share Untuk membagi file dan folder pada orang lain yang diinginkan
Get Shareable Link Untuk mendapatkan link berbagi
Move to Untuk memindahkan file
Add star Untuk menambahkan file ke dalam daftar favorit
Rename Untuk mengganti nama file
Manage version Untuk mengupdate versi file
Make a copy Untuk membuat salinan file
Download Untuk mendownload file
Remove Untuk menghapus file
Sama seperti di Windows Explorer, anda juga dapat melihat, memindahkan, mengcopy, menganti nama, mendownload serta menghapus file dan folder yang berada di dalam My Drive.

4. Cara Berbagi File

Salah satu keunggulan dari Drive adalah kemudahannya untuk berbagi file dengan orang lain yang kita inginkan.

Berbagi file merupakan salah satu cara yang digunakan untuk mengirim file. Jadi jika ingin mengirim file, maka kita akan menggunakan fitur berbagi file.

Ada dua cara berbagi file yaitu :

a. Berbagi file melalui alamat email
Untuk berbagi file melalui alamat email, langkah pertama yang harus dilakukan adalah masuk ke menu My Drive. Pilih dan klik kanan pada file yang ingin dibagikan.

Berikutnya akan tampil daftar menu lanjutan, mirip seperti context menu yang ada pada Windows Explorer.

Untuk berbagi file, pilih dan klik Share.

Cara-berbagi-file-di-Google-Drive

Setelah itu akan tampil form isian. Masukkan nama atau alamat email dari orang-orang yang diinginkan. Anda juga dapat menambahkan pesan-pesan tertentu berkaitan dengan isi dan maksud anda membagikan file.

Pada langkah terakhir, anda dapat menambahkan atribut terhadap file yang ingin dibagikan. Apakah penerima nantinya diperbolehkan untuk mengedit, memberi komentar atau hanya sekedar melihat isi dari file yang dibagikan.

Masukkan-alamat -email-untuk-berbagi-file-di-Google-Drive

Anda juga dapat melakukan pengaturan tambahan yang lebih rinci terhadap pembagian file, dengan melakukan klik pada tombol Advanced yang terletak di bagian bawah dari gambar di atas.

Pada menu Advanced, anda dapat melihat daftar nama beserta alamat email dari penerima file yang anda bagikan.

Di dalamnya tercantum juga hak akses untuk masing-masing penerima file. Dan anda tentunya dapat mengatur ulang hak akses tersebut.

Hal ini tentunya akan sangat membantu pada saat anda ingin berkolaborasi dalam sebuah tugas yang dikerjakan secara bersama.

b. Berbagi file melalui Link
Kita juga bisa berbagi file melalui fitur Get shareable link, yaitu dengan menggunakan sebuah Link, yang nantinya dapat bagikan kepada siapa saja yang diinginkan

Untuk menggunakannya, masuk ke dalam My Drive. Kemudian pilih dan klik kanan pada file yang ingin dibagikan, selanjutnya klik Get shareable link.

Cara-berbagi-file-melalui-Get-shareable-link-di-Google-drive

Berikutnya anda akan mendapatkan link, tempat dimana orang lain bisa mengakses file yang anda bagikan.

Salin link yang ditampilkan dan bagikan kepada siapa saja yang anda inginkan.

Link-untuk-berbagi-file-di-Google-Drive


5. Cara Mendownload File dari Drive

Download file digunakan apabila anda ingin mengambil kembali sebuah file atau folder yang sebelumnya telah tersimpan pada Google Drive.

Untuk mendownload file atau folder, masuk ke My Drive. Pilih dan klik kanan pada file yang diinginkan selanjutnya klik Download.

Cara-download-file-dari-Google-Drive

Apabila proses download selesai dilakukan, maka file tersebut akan kembali berada di dalam komputer anda dan siap untuk digunakan sesuai dengan kebutuhan.

Proses download file yang anda lakukan, tidak akan menghapus atau menghilangkan file dan folder yang berada pada media penyimpanan Google Drive.

B. Menggunakan Google Drive for PC

Google Drive for PC adalah sebuah program yang dapat digunakan untuk mengakses Drive melalui PC tanpa perlu mengunjungi website Google Drive.

Sebelum mengetahui bagaimana cara menggunakannya, anda membutuhkan program Google Drive for PC untuk diinstall pada komputer yang akan digunakan.

Untuk mendownloadnya, masuk ke Drive anda dan klik tombol Get Drive for PC, yang terletak pada bagian bawah sebelah kiri. Anda juga dapat mendownloadnya langsung di website Google Drive melalui halaman Download.

Apabila proses download telah selesai, lanjutkan dengan menginstall Google Drive for PC pada komputer yang ingin digunakan. Tunggu hingga proses instalasi selesai.

Untuk menggunakan Google Drive for PC, klik dua kali icon Google Drive yang terdapat pada desktop. Jika muncul form Login, masukkan username dan password dari akun Google yang anda miliki.

Selanjutnya akan muncul beberapa informasi yang mungkin anda perlukan. Bacalah dengan seksama.

Untuk memberi kemudahan kepada para penggunanya, Program Google Drive for PC akan secara otomatis terintegrasi ke dalam Windows Explorer.

Buka Windows Explorer maka Anda akan menemukan folder baru dengan nama Google Drive yang diletakkan di dalam Windows Explorer.

Mungkin untuk beberapa saat, program Drive akan melakukan sinkronisasi guna menyamakan data-data yang ada di Google Drive online dengan data-data yang berada pada Google Drive for PC.

Setelah proses Sinkronisasi selesai, bukalah folder Google Drive di Windows Explorer. Anda akan melihat data-data yang sebelumnya telah di upload atau diletakkan pada Google Drive.

Menggunakan-Google-Drive-for-PC-di-Windows-Explorer

Banyak hal yang dapat anda lakukan pada Drive yang telah terintegrasi dengan Windows Explorer. Anda dapat menghapus, menambah, mengedit, menganti nama serta melakukan berbagai aktivitas yang biasa anda lakukan di dalam Windows Explorer.

Semua perubahan yang anda lakukan akan berpengaruh terhadap file dan folder yang berada pada My Drive di Google Drive online.

Perubahan terjadi karena Google Drive for PC akan langsung melakukan sinkronisasi terhadap file dan folder yang berada pada Google Drive online.

Apabila dirasa perlu, Anda juga dapat mengubah pengaturan pada program Google Drive for PC yang terinstall di dalam komputer.

Untuk mengubah pengaturan Google Drive for PC, klik icon Google Drive yang terletak pada Notifikasi Area di bagian sebelah kanan taskbar.

Kemudian klik pada tanda titik yang tersusun tiga untuk memunculkan daftar menu. Selanjutnya klik Preferences untuk mengubah pengaturan.

Google Drive for PC juga menyediakan fasilitas berbagi file. Untuk mulai berbagi file, klik kanan pada file yang diinginkan, kemudian gulir mause ke bawah dan pilih Google Drive.

Selanjutnya akan muncul menu berikutnya. Pilih dan klik Share.

Cara-berbagi-file-di-Google-Drive-for-PC

Cara berbagi file menggunakan program Google Drive for PC hampir sama dengan cara berbagi file melalui Google Drive online. Anda hanya perlu mengikuti langkah-langkah yang telah dijelaskan di atas.

C. Menggunakan Aplikasi Google Drive di Android

Selanjutnya yang perlu diketahui adalah bagaimana cara menggunakan Google Drive di android. Untuk mencobanya, kita membutuhkan aplikasi Google Drive yang terinstall pada smartphone dengan sistem Android.

Sebagai langkah awal, periksa terlebih dahulu apakah Aplikasi Google Drive telah terinstall pada sistem Android yang anda gunakan. Biasanya aplikasi Google Drive telah disertakan pada smartphone Android keluaran terbaru,

Jika ternyata di smartphone anda belum terdapat aplikasi tersebut, maka anda harus memasangnya terlebih dahulu melalui Google Playstore.

1. Cara Menginstall Google Drive di Android

Buka Google Playstore, ketik google drive di kolom pencarian maka anda akan menemukan aplikasi Google Drive pada hasil pencarian.

Untuk memasang aplikasi, Tap pada aplikasi Google Drive dan tap pada tombol pasang. Apabila proses pemasangan telah selesai, tap pada tombol open untuk membuka aplikasi Google Drive.

Berikutnya akan muncul halaman penyambutan dan beberapa informasi yang pastinya akan anda butuhkan. Bacalah dengan seksama.

Selanjutnya anda akan menjumpai halaman My Drive. Di sinilah file dan folder anda berada. Semua data anda akan tersinkronisasi, antara Google Drive online, Google Drive for PC dan aplikasi Google Drive di Android.

2. Mengenal Toolbar dan Menu Google Drive di Android

Aplikasi Google Drive di Android memiliki beragam toolbar dan menu. Yang paling terlihat adalah deretan tiga toolbar yang terletak pada bagian bawah halaman aplikasi. Ketiga toolbar tersebut terdiri dari tombol Upload (Unggah), tombol Create (Buat) dan tombol Scan (Pindai)

Untuk menyimpan file di dalam Google Drive, tap pada tombol Upload (Unggah) dan pilih file yang diinginkan. Untuk membuat file baru, tap pada tombol Create (Buat) dan pilih Aplikasi yang akan digunakan.

Toolbar-untuk-menyimpan-file-di-aplikasi-Google-Drive-android

Anda juga dapat membuat dokumen digital melalui kamera smartphone. Caranya adalah, tap pada Scan (Pindai), selanjutnya ambil gambar dokumen melalui kamera smartphone.

Anda tidak akan menemui kesulitan untuk memahami menu yang terdapat pada Aplikasi Drive di smartphone Android. Karena secara garis besar, tidak banyak perbedaan antara menu Aplikasi Google Drive di Android dengan menu yang terdapat pada Google Drive online.

Untuk memunculkan menu utama dari aplikasi Google Drive, Tap pada icon Google Drive yang terletak di bagian paling atas sebelah kiri, seperti terlihat pada gambar di bawah ini.

Menu Drive Android


Anda juga dapat memunculkan menu klik kanan seperti yang ada di Windows Explorer. Menu ini akan sangat berguna untuk melakukan beberapa aktivitas dasar seperti; mengirim file, mengganti nama, memindahkan, menghapus file dan lain sebagainya.

Cara untuk memunculkan menu klik kanan yaitu, Tap dan tahan selama 2 detik pada file yang diinginkan, kemudian pilih salah satu dari daftar menu yang ditampilkan.

Menu-klik-kanan-file-di-Google-Drive-Android

Dengan cara tersebut anda dapat mengirim, membuka, mengunduh, mengganti nama atau bahkan menghapus file yang telah dipilih.

3. Cara Berbagi File di Google Drive Android

Cara berbagi file pada versi Android hampir memiliki kesamaan dengan cara berbagi file pada Google Drive versi online.

Anda juga dapat melihat file atau folder apa saja yang telah dibagikan dan siapa saja penerima file dan folder tersebut.

Untuk mulai berbagi file, tap atau buka My Drive.

Anda akan melihat semua file dan folder yang telah tersimpan di dalam Google Drive. Pada bagian ujung kanan dari setiap nama file terdapat icon dengan tanda i di dalam lingkaran. Icon tersebut merupakan pintasan untuk mengetahui informasi dari file.

Tap pada icon informasi file tersebut.

Melihat-informasi-file-di-aplikasi-Google-Drive-Android

Selanjutnya akan muncul jendela yang berisi informasi dari file tersebut. Anda dapat melihat informasi mengenai jenis file, ukuran, lokasi penyimpanan, tanggal pembuatan dan kapan terakhir kalinya file tersebut dimodifikasi.

Pada bagian atas terdapat deretan icon yang dapat anda gunakan untuk berbagai kebutuhan. Icon-icon tersebut merupakan cara pintas untuk mengelola file dan folder yang tersimpan pada Google Drive.

Untuk berbagi file, tap pada icon yang bertuliskan Share. Untuk berbagi link download, tap pada icon Share link. Sedangkan untuk mengirim file, tap pada icon Send file.

Menu-pintasan-untuk-berbagi-file-di-Google-Drive-Android

Anda juga dapat memindahkan, mengganti nama serta mendownload file tersebut dengan melakukan tap pada masing-masing icon sesuai dengan kebutuhannya.

Pada jendela tersebut juga ditampilkan informasi mengenai status berbagi file. Jika pada waktu sebelumnya anda pernah membagikan file tersebut kepada orang lain, maka daftar nama penerima file juga akan ditampilkan.


Itulah ketiga cara menggunakan Google Drive yaitu melalui browser, Google Drive for PC dan Aplikasi Google Drive di Android. Mudahkan aktifitas anda bersama Google Drive dan mulailah menggunakannya sekarang juga.

2 komentar

Ronny Kendal delete 10/22/2016

Informasi yang mencerahkan. Trims atas tulisannya yang sangat bermanfaat. Ditunggu tulisan-tulisan hebat lainnya. Ijin Copas mas untuk bahan belajar, maklum baru dapat pelajaran Google Drive di kampus.

Ok Mas.. diusahakan untuk selalu update.. Silahkan mas.. semoga bisa berguna.. thanks..


EmoticonEmoticon